Die Prozessanalyse ist die Voraussetzung für die Optimierung der Geschäftsprozesse. Unabhängig davon, ob eine qualitative Verbesserung, eine Kostensenkung oder die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens erhöht werden soll: Stets ist es erforderlich, die Ist-Situation realistisch und transparent zu erfassen: Ist-Abläufe, Ist-Qualität, Ist-Kosten, Ist-Durchlaufzeiten usw.

Diese IST-Situation muss im Laufe des Prozesslebens (Prozess Lifecycle Management) aktualisiert und regelmäßig kritisch betrachtet werden. Die Prozesse müssen abgestimmt und kommuniziert werden. Wie sich immer wieder feststellen lässt, bringen Mitarbeiter je unterschiedliche Perspektiven in die Diskussion über die Abläufe ein: Einige beschreiben, wie die Prozesse heute sind; andere, wie sie gestern waren; weitere, wie die Prozesse hätten sein müssen. Auf der Basis einer fundierten Ist-Zustand-Analyse können Lücken und Schwächen aufgedeckt sowie daraus Optimierungsmöglichkeiten abgeleitet werden. Dies bildet die Grundlage für die Erstellung von Entscheidungsvorlagen mit diversen Varianten.